Sådan arbejder du med en virtuel assistent

Når nogen spørger mig, hvad jeg gør, og jeg fortæller dem, jeg er en Virtual Assistant, er jeg bombarderet med spørgsmål. Hvad er en virtuel assistent? Hvem bruger en virtuel assistent? Hvor meget de opkræver? Hvordan kan de udføre mit arbejde ikke er i mit kontor? Hvordan er en virtuel assistent mere gavnligt end nogen i mit kontor? Hvordan ved jeg at jeg kan stole på de timer, de opkræver og at de ikke vil dele mine personlige oplysninger? Hvordan kan jeg gå om at finde en virtuel assistent, der er en “kamp” for mig? Disse er alle legitime spørgsmål, at nogen overvejer at ansætte en Virtual Assistant behov for at spørge og har svar på.
Hvad er en virtuel assistent?
En Virtual Assistant er en person eller virksomhed, der fuldfører en række administrative, web og computerarbejde stort set. Det betyder, at de afslutter arbejdet fra deres kontor og send det til deres klient via e-mail, web-link, post eller fax. Kommunikation sker hovedsagelig via e-mail og telefon, med mange virtuelle assistenter aldrig opfylder deres klient ansigt til ansigt.
Hvem bruger en virtuel assistent?
Nogen kan. Ejendomsmæglere, trænere, non-profit, kirker, ejere af små virksomheder og store selskaber er et par, der kan drage fordel af tjenestegrene af en virtuel assistent. Fordelen ved en Virtual Assistant er at de kan bruges på “efter behov” basis, eller en klient kan kontrakten dem til at arbejde så mange timer om måneden.
Hvordan kan de udføre mit arbejde ikke er i mit kontor?
Kraften i teknologi giver arbejde til at ske alle steder fra. Nogle virtuelle assistenter vil forbinde deres computer til en klient og arbejde direkte på kundens computer. Andre muligheder er at sende arbejde via e-mail, almindelig post, og selv sætte det på nettet og har kunder downloade den. Afhængigt af projektet, kan en Virtual Assistant finde en måde at afslutte arbejdet og sørg for, at kunden får det.
Hvordan er en virtuel assistent mere gavnligt end nogen i mit kontor?
De vigtigste fordele ved en Virtual Assistant til en person i et kontor er finansielle og plads. En gennemsnitlig kontor medarbejder gør $43.54/ time (USA ‘s Bureau of Labor Statistics marts 2003) med deres fordele pakke og løn. Ved tid ansat i office tager pauser, frokost, toilet pauser, og chatte med andre i kontoret, tænke på hvor mange penge er spildt! En virtuel assistent vil opkræve deres klient kun for tid brugt arbejder på projektet og de betaler deres egne fordele.
Anden fordelen er plads. At have en anden person i en office betyder et sted at sætte et andet skrivebord, computer og andre kontorudstyr, som pågældende medarbejder (plus udgifter til alle dette udstyr og vedligeholdelse). Virtual assistenter tilbyde deres egen arbejdsplads, computer, udstyr, vedligeholdelse mv. Derudover vil de fleste virtuelle assistenter dække udgifterne til forsyninger, der for en medarbejder, arbejdsgiveren skal også give. Når du tilføjer op disse omkostninger, kommer den virtuelle assistent ud som en langt billigere løsning.
Hvordan ved jeg at jeg kan stole på de timer, de opkræver og at de ikke vil dele mine personlige oplysninger?
De fleste virtuelle assistenter bruger en form for software til at spore deres gang ind og ud. Der er flere software-programmer, der tillader brugeren at punch ind og ud, ligesom en punch ur. Det registrerer tid, og på når som helst kan brugeren oprette en “rapport”, der garanterer for tid brugt og kan sendes til en klient, når det er nødvendigt. Som en virtuel assistent bruger jeg TraxTime. Dette giver mig mulighed at optage min tid på at arbejde, og let punch ud hvis jeg nødt til at tage sig af noget personligt. Det giver også mig at gøre notater om, hvad jeg arbejder på, så en klient har en idé om, hvor lang tid noget tager udfyldes. Alle virtuelle assistenter har deres egen præference af software de kan lide at bruge, men alle arbejde under den samme etik, som de opkræver kun for tid arbejder på et projekt. De vil ikke opkræve betaling for deres frokostpause eller de opkald, der kom fra en anden klient. Selvfølgelig, virtuelle assistenter arbejder på den ære system af stansning for personlige tid. Klienter have altid ret til at finde en anden Virtual Assistant til at arbejde med, hvis de føler, at deres Virtual Assistant opladning dem for tiden ikke brugt på deres projekt.
Med hensyn til deling af en kundes firmaoplysninger, klienter har brug for at være sikker på at have en kontrakt på plads, som sikrer, at deres forretningshemmeligheder og oplysninger vil ikke blive delt. Mange virtuelle assistenter har “kamtakket” en industri, og dette resulterer i dem at have konkurrerende klienter. Med en kontrakt på plads, kan ikke de dele en kundes oplysninger eller bruge den til at hjælpe en anden klient. Og at tale logisk, hvis en virtuel assistent gjorde dette, de ville miste den tro og tillid til kunder, som ville resultere i svigt af deres virksomhed. Så er det ikke til deres fordel at dele en klientoplysninger. Men for at beskytte sig selv, klienter skal sørge for at underskrive en privacy klausul i en kontrakt.
Hvor meget de opkræver?
Den generelle pris spænder fra $20 til $50 + i timen afhængig af de ønskede tjenesteydelser og virtuelle assistenter erfaring og grad. Mange virtuelle assistenter tilbyde en “retainer plan” for de klienter, der er villige til at forpligte sig til et bestemt antal timer pr. måned. Med et forskudshonorar plan, kan en kunde få rabat på timebetaling.
Hvordan kan jeg gå om at finde en virtuel assistent, der er en “kamp” for mig?
Som tidligere nævnt finde mange virtuelle assistenter en “niche”, som er et område, de udmærke sig i. En klient skal finde en Virtual Assistant, der nicher på deres område af ekspertise, og at tilbyde de tjenester, de har brug for. Nogle klienter finder det gavnligt at have 2 eller 3 virtuelle assistenter, der har forskellige områder af ekspertise. Den vigtigste ting i at finde en Virtual Assistant er ikke omkostnings- eller endda område af ekspertise, men passer du godt? Har du de samme arbejdsmoral? Har du personligheder, der vil arbejde godt sammen? At finde nogen, du føler dig tryg med er det vigtigste, fordi en virtuel assistent vil blive din partner i erhvervslivet og vil hjælpe din virksomhed, bliver endnu mere vellykket.

Bogmærk Permalink.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *